L'article fournit des explications sur des concepts tels que la documentation entrante et sortante, le flux de documents et sa structure, le flux de documents, son mode et sa cyclicité, la documentation interne et externe. Les moyens de mettre en évidence les informations nécessaires et leur stockage dans les affaires courantes et les archives pendant le travail de bureau sont indiqués.
Types de flux de documents
À l'ère de l'information, il est impossible d'imaginer le fonctionnement d'une quelconque structure de production, de consommation, de régulation ou de distribution sans documentation. Travailler avec la documentation dans le papier d'information d'aujourd'hui et le boom électronique devient de plus en plus complexe. Les supports de l'information changent, les personnes qui la traitent changent, le champ juridique de l'utilisation de l'information change. Le concept et la structure du flux de documents sont également susceptibles de changer.
Document en tant qu'unité du flux de documents
Un document est une information enregistrée sous la forme de n'importe quel objet matériel. Un document peut être une photo, une vidéo, un enregistrement audio, sans oubliersupports papier et fichiers. Mais un document ne devient un document que s'il comporte un certain nombre d'exigences nécessaires. Ces exigences sont appelées détails et sont des caractéristiques obligatoires établies par la loi ou la réglementation pour certains types de documents. Pour l'enregistrement des documents organisationnels et administratifs, par exemple, il existe GOST R 7.0.97-2016. L'un des détails les plus importants est la date du document (parfois même l'heure).
Qu'est-ce que le flux de documents
Le flux de documents est le mouvement de documents entre des points de création d'informations, des points de traitement d'informations, des points de stockage d'informations et des utilisateurs directs d'informations. Les flux de documents sont très différents dans le type de documents et leur contenu, mode et cyclicité, méthodes de mouvement, etc.
Les flux de documents dans une organisation (c'est-à-dire les entreprises aussi) sont divisés par direction en entrants et sortants. Chaque type de flux doit être séparé les uns des autres pour éviter les erreurs et la confusion lors du travail avec les documents.
Le flux de documents entrants se compose de documents arrivant à l'organisation par courrier, e-mail, apportés exprès (par des coursiers). Les documents à l'entrée doivent être triés, inutiles - mis à la poubelle. Les documents nécessaires ou éventuellement nécessaires doivent être consignés dans des journaux (papier ou électronique) indiquant la date de réception, le nom du document et ses détails (date du document, nom de l'expéditeur, etc.), l'unité organisationnelle à laquelle le document a été envoyé.
Le flux de documents sortant se compose de documents créés etémis ou traités par l'organisation. Tous les documents sortants doivent se voir attribuer un numéro de série, ils sont vérifiés pour la présence des détails nécessaires et leur exactitude, ils doivent être enregistrés dans les journaux indiquant la date (en règle générale, il s'agit de la date à laquelle le document a été signé), le numéro sortant et le code du département qui a préparé le document.
S'il est impossible de traiter immédiatement le flux de documents (sa forte augmentation), il est nécessaire d'augmenter le nombre d'employés traitant les documents afin d'éviter les erreurs et les retards, souvent très coûteux pour l'organisation.
Les types de flux de documents peuvent être très différents, tout dépend du type d'activité de l'organisation et de ses méthodes de travail.
Pour les grandes organisations et entreprises, un flux de documents correctement structuré est tout aussi important que le flux de matériaux ou de produits. Pour les grands flux de documents, même des processus technologiques documentaires sont développés et appliqués.
Le concept de flux de documents externes et internes
En plus des informations entrantes et sortantes dans une organisation, internes, c'est-à-dire informations créées et utilisées uniquement au sein de l'organisation elle-même. Ces informations peuvent avoir un certain degré de secret et ne pas être accessibles au public, même au sein du même service. L'échange de lettres entre services d'une même organisation n'est généralement pas accepté. Pour la communication documentaire, on utilise les notes dites de service (rapports, notes explicatives, attestations) signées par les chefs de service. En plus des mémos dansorganisations exploitent des commandes, des instructions, des certificats, de la documentation technique et d'autres documents.
Le flux interne de documents pour ces raisons doit être clairement réglementé afin que les informations secrètes ne tombent pas dans des lieux publics, même sous forme d'extraits ou de parties. Par conséquent, les informations privilégiées ne sont pas destinées à aller au-delà de l'organisation, et parfois au-delà des limites d'une unité. Dans ce cas, ces informations ne sont transférées d'un département à l'autre qu'avec l'autorisation du chef de département et sont nécessairement enregistrées lors de la transmission (même aux archives de l'organisation) dans des journaux spéciaux indiquant le destinataire et confirmant son autorité à recevoir (l'autorisation de travailler avec des documents).
Paramètres de flux de documents
Le flux de documents est un système complexe caractérisé par les paramètres suivants:
- contenu (ou quelles fonctions il exécute);
- structure;
- mode et cyclicité;
- direction;
- volume;
- autre.
Contenu ou fonctionnalité
Ce paramètre de flux de documents est une liste des documents utilisés par l'organisation et la composition des informations contenues dans ces documents. Cette valeur est constante pour un petit nombre d'organismes dont les activités sont très spécifiques et constantes dans le temps (il s'agit généralement des tribunaux, des archives, des registres et d'autres organismes non productifs). Pour la plupart des organisations, en particulier celles de production, le flux de documents est une valeur non constante qui changeen fonction de divers changements: type d'activité, partenaires, technologies, matériaux, législation et autres exigences de l'évolution de la production et des changements temporaires.
Structure du flux de documents
Le concept et la structure du flux de travail peuvent être décrits par les caractéristiques avec lesquelles la classification des documents et leur indexation sont données, l'ensemble du système d'orientation est formé dans l'appareil de référence des documents de l'organisation. Généralement, une telle structure correspond au type et à l'objectif du flux de documents.
Mode et cycles
Ces paramètres déterminent les changements dans la charge d'informations entrantes au fil du temps. Il s'agit, par exemple, d'une forte augmentation de la quantité de travail avec les dossiers personnels des candidats d'un établissement d'enseignement lors de la campagne d'admission ou avec les documents des étudiants lors des sessions et de la remise des diplômes.
Ces changements sont liés aux rythmes internes de l'organisation et sont généralement assez prévisibles et planifiés.
Changements dans le sens du flux de documents
Ces changements sont liés au contenu des travaux de l'unité de traitement de l'information. Il s'agit des différences dans les modalités d'enregistrement des documents, les modalités de suivi des délais d'exécution des documents, les modalités de prise de connaissance et, surtout, l'approbation et la coordination des différents documents. Les changements dans la direction des flux de documents seront également influencés par les changements internes dans la structure et la direction des organisations.
Volume de flux de documents
Le volume du flux de documents est le montantdocuments (originaux et copies), qui peut être exprimé à la fois par le nombre de documents eux-mêmes et par le nombre de feuilles, de caractères, le nombre d'interprètes et de personnes avec lesquelles le document est convenu. Par exemple, le nombre d'organisations partenaires avec lesquelles vous devez convenir d'un contrat ou avec lesquelles vous devez le signer.
Le flux de travail de l'organisation inclut le nombre total de documents dans tous les flux.
Amélioration du travail avec les flux de documents dans l'organisation
Pour améliorer ce travail, il est nécessaire d'étudier l'ensemble du processus de paperasserie, d'établir des recommandations claires qui rendent le processus technologiquement compétent: supprimer les doublons lorsque vous travaillez avec des documents, exclure l'approbation des documents par des départements qui ne lui sont pas liés. Plus le flux de documents est important, plus l'appareil administratif de l'organisation est chargé, ou du moins la majeure partie.
L'un des principaux points de l'amélioration du travail du personnel avec des documents est le niveau de leur formation professionnelle à toutes les étapes du flux de documents, la charge de travail optimale du personnel, une réglementation claire du travail avec un document dans chaque département.
La réglementation et la standardisation avec des flux de documents importants permettent d'utiliser la mécanisation et la bureautique, de réduire le nombre d'employés travaillant avec des documents au nombre optimal.
Malheureusement, les informations sur le volume des flux de documents sont généralement sous-estimées en raison de méthodes comptables imparfaites.
Basiqueexigences de modernité pour le flux de documents
- Régularité. Toute congestion ou défaillance du flux d'informations dans l'activité humaine entraîne une perturbation de l'ensemble du système dans son ensemble. Une augmentation du volume de documents doit être envisagée et planifiée à l'avance.
- Contrôle. Le flux d'informations peut et doit être géré. Le système de bureau doit être non seulement stable, mais aussi flexible dans son fonctionnement; le personnel doit être universellement formé à toutes les opérations de bureau.
- Améliorer constamment l'efficacité du flux de travail grâce à la rationalisation, la mécanisation et l'automatisation du travail.
- Compilation et mise à jour régulières des cartes technologiques d'itinéraire du mouvement des documents avec des indications de délais, d'interprètes, etc.
- La normalisation des documents, les méthodes de leur traitement, leur archivage approprié, la désignation des emplacements de stockage pour chaque document accélèrent la recherche de documents et travaillent avec eux.
