Dans divers domaines d'activité des personnes physiques et morales, le système de classification des documents approuvé sur le territoire de la Fédération de Russie est utilisé. La compilation, le stockage, la circulation et l'utilisation des documents sont assurés par une discipline telle que le travail de bureau. Dans cet article, nous allons étudier tous ses aspects. Tenez compte du concept et de la classification des documents, de leur fonctionnalité et d'autres aspects du problème.
Travail de bureau: dispositions générales
Pour commencer, il convient de noter que le support documentaire est un domaine d'activité particulier, qui consiste en la conception, la formation, le stockage et le traitement des documents. C'est de l'apparence du document et des informations qu'il contient, de la manière dont l'organisation du travail avec celui-ci est mise en œuvre, que dépendent en grande partie la rapidité et l'exactitude de la prise de l'une ou l'autre décision de gestion, qui revêt une certaine importance. Les articles prennent en compte et reflètent les activités des entreprises, sociétés, entreprises. Dans cette connectionla tenue de registres sert de prescription de la loi. Dans le processus d'audit, tout d'abord, les documents qui enregistrent les activités de l'entreprise sont sujets à révision.
Cadre législatif
Avant d'analyser les types de documents et leur classification, il convient de se familiariser avec le cadre législatif. Ainsi, la loi fédérale, qui réglemente l'information et sa protection, établit l'obligation de documenter l'information et définit un certain nombre de paramètres de base. L'acte normatif nommé vise également à réglementer les relations découlant du développement et de l'utilisation ultérieure des technologies de l'information. Il convient de noter que la documentation obligatoire est établie par d'autres lois. En particulier, le Code civil de la Fédération de Russie détermine le cadre juridique des activités et la procédure correspondante pour le travail de bureau. Le Code fiscal de la Fédération de Russie établit des documents fiscaux standard, qui constituent également l'une des classifications de documents. Grâce à eux, la comptabilité est fournie pour le travail commercial des individus et des organisations, ainsi que la rapidité des déductions des paiements d'impôts et des frais au budget de l'État.
En outre, la loi actuelle définit des échantillons de papiers. Ainsi, le Code civil de la Fédération de Russie prévoit des exigences pour le contenu et la composition des contrats constitutifs, des accords, des chartes, etc. Le règlement établit les formes de ces documents qui doivent être envoyés en utilisant les différentes méthodes utilisées aujourd'hui.
Classement des documents RF
Il convient de noter que le système administratif du travail de bureau de la Fédération de Russie comprend une classification à plusieurs niveaux. Il est conseillé de l'examiner plus en détail. La classification principale des documents suppose la présence des composants suivants:
- Documents organisationnels et administratifs. Il convient d'inclure ici les décisions, protocoles, instructions, chartes, arrêtés, dispositions.
- Documents de référence et d'information inclus dans la classification des documents à caractère général. Nous parlons de certificats, de mémorandums, d'actes, de télégrammes, de lettres, etc.
- Selon le personnel. Il est important de noter que cette classification des documents comprend les déclarations, les cahiers de travail, les caractéristiques, les contrats, les commandes, etc.
Il est d'usage de distinguer ces formes de documents comme individuel, modèle et standard. Les échantillons présentés constituent leur classement des documents par finalité.
Autres types de documents
Il est bon de savoir que le contenu des documents peut être simple ou complexe. Le classement des pièces comptables au lieu d'acceptation implique la présence de pièces externes et internes. Selon l'origine, ils distinguent les documents personnels et officiels. Selon la durée de conservation, il est d'usage de classer les titres en titres permanents, ainsi qu'en plus ou moins de 10 ans. Conformément au signe de publicité, une classification spéciale des documents réglementaires a été adoptée, impliquant la présence de documents secrets et non secrets. Il convient d'ajouter que le premier groupe comprend des informations confidentielles et totalementactes secrets. Selon le mode d'enregistrement, il est d'usage de distinguer les matériaux sonores, manuscrits, électroniques, graphiques, photographiques, cinématographiques, etc. Le dernier regroupement est aussi appelé la classification des documents par caractéristiques.
Documents urgents et non urgents
Les titres peuvent être classés en urgents et non urgents. Selon les étapes, il est d'usage de distinguer les brouillons, les extraits, les originaux (c'est-à-dire les originaux), ainsi que les copies. Les documents à caractère étatique sont inclus dans une catégorie distincte. Conformément à la législation en vigueur, les structures habilitées émettent des instructions, des ordonnances, des instructions, des arrêtés, des résolutions, des décrets et des décisions.
Documentation primaire
Il est conseillé de considérer séparément une catégorie assez volumineuse de documents primaires. Cela inclut les articles contenant des informations de base obtenues au cours du processus de recherche, de développement, d'observation et d'autres activités sociales. Il convient de noter que la documentation principale du service comptable est formée lors de la mise en œuvre d'opérations d'importance économique. Il agit comme une preuve ou une preuve de certains faits qui ont déjà été réalisés. Le groupe de documents sources comprend, par exemple, des certificats, des actes, des factures, des mandats, etc. Pour la plupart d'entre eux, des formulaires unifiés spéciaux sont approuvés. Par exemple, à ce jour, des formulaires spéciaux de documents ont été établis pour la comptabilisation des opérations commerciales, des immobilisations, des règlements en espèces et de la main-d'œuvre.
Détails du document
S'il n'y a pas de formulaire unifié pour un papier particulier, un formulaire interne est formé dans l'entreprise. Néanmoins, dans tous les cas, certains détails doivent y être présents:
- Nom du document.
- Date de compilation.
- Nom de l'organisation.
- L'essence de l'opération d'importance économique.
- Appareils de mesure.
- Liste des employés qui agissent en tant que responsables.
- Signatures personnelles des employés autorisés.
Travail de bureau interne
Conformément aux instructions de la direction de la structure et à l'initiative des responsables de services indépendants, l'élaboration de diverses dispositions est pertinente. Ce groupe de documents comprend des actes standards et individuels. Il est à noter que le contenu de ce dernier concerne principalement les unités de gestion, les services, les ateliers qui font partie de la structure organisationnelle de l'entreprise. La documentation typique, en règle générale, concerne les ateliers de la production principale.
Vous devez savoir que le projet de règlement est formé par l'entrepreneur, après quoi il est convenu avec le service juridique de l'entreprise. Si des objections ou des commentaires surviennent, ils sont indiqués sur un papier séparé ou sur un deuxième exemplaire du papier courant. L'acte clé de nature administrative dans l'entreprise est l'ordre du directeur. A l'aide de ce document, la procédure d'activité de la structure, les décisions et instructions, les événements divers, les résultats des travaux ou les résultats des audits peuvent être établis.
Rapport, note explicative et service
Un mémorandum est un document qui énonce un fait ou un problème particulier, une conclusion ou une proposition. Il est bon de savoir qu'il peut être adressé à la direction de l'organisation ou à une structure supérieure. Un mémo doit être compris comme un type de lettre, une des formes du type de correspondance interne à une entreprise. En règle générale, il est envoyé des divisions structurelles à absolument n'importe quel destinataire de l'entreprise. L'exception ici est l'orientation directe. Il faut garder à l'esprit qu'un mémo peut également être envoyé par un responsable spécifique de l'entreprise. Le document nommé peut être défini comme informatif, proactif ou de rapport.
Une note explicative doit être considérée comme un document qui sert à expliquer le contenu de certaines dispositions de l'acte principal (programme, rapport, plan). En outre, elle peut expliquer les raisons du non-respect des instructions de la direction ou de la violation de la discipline.
Instructions
Les instructions sont actuellement classées en deux groupes. Les documents inclus dans la première catégorie régissent la procédure d'exécution d'un processus particulier dans une entreprise, à laquelle participent des fonctionnaires, des divisions, etc. Il convient de noter que ce sont les descriptions de poste (le deuxième groupe) qui déterminent les droits, devoirs, responsabilités et fonctionnalités d'employés spécifiques. Ces papiers peuvent servir d'explication de la procédure selon laquelle les instructions des ordonnances et des lois (décrets, ordonnances, etc.) doivent être exécutées. Il convient d'ajouter que les descriptions de postepeut être à durée déterminée ou permanente. Cependant, les titres perpétuels sont de toute façon examinés et révisés tous les 3 à 5 ans.
Conclusion
Donc, nous avons examiné le concept, les principales classifications des titres et d'autres aspects du sujet. En conclusion, il convient de noter qu'aujourd'hui le travail de bureau sur le territoire de la Fédération de Russie est une catégorie assez développée. Au stade actuel de la vie humaine, cette activité comprend la garantie de la formation compétente et opportune des documents nécessaires, ainsi que l'organisation du travail avec des actes (à savoir, la réception, la transmission, le traitement, la préparation, le contrôle, le stockage, l'enregistrement, la systématisation, la préparation pour archivage et destruction). La réglementation de la bureautique est mise en œuvre selon un certain nombre de domaines. Il est conseillé d'inclure la normalisation, la réglementation législative, ainsi que la formation d'actes juridiques, réglementaires et méthodologiques d'importance nationale.
D'une manière ou d'une autre, l'organisation et la tenue de registres qui en découle nécessitent la présence obligatoire de compétences particulières et de connaissances professionnelles. Ainsi, pour la mise en œuvre de ce travail dans les entreprises, des départements ou services appropriés sont créés. Il convient de noter que dans les petites entreprises, les secrétaires effectuent des travaux de bureau et que les employés autorisés par le chef sont responsables de l'état des documents de l'entreprise. Dans tous les cas, chaque regroupement de documents doit avoir sa place. Ils sont généralement stockés dans des armoires spéciales ignifuges. EtEnfin, les employés peuvent faire l'objet de mesures disciplinaires pour mauvaise tenue des dossiers. Ceci doit être rappelé lors de l'application des connaissances dans la pratique.
