La communication est essentielle au succès de toute organisation. C'est une sorte de "système circulatoire" de toute entreprise. Les cadres supérieurs, les cadres supérieurs et les professionnels compétents ont réussi en grande partie grâce à leurs compétences en communication. Comment renforcer et développer simultanément les communications interpersonnelles, de groupe et organisationnelles sera décrit en détail dans notre article.
Processus de communication - qu'est-ce que c'est ?
La communication est une procédure d'échange d'informations, sur la base de laquelle le responsable acquiert les informations nécessaires pour prendre des décisions efficaces, et apporte également les décisions prises aux employés de l'entreprise. En cas de mauvaises performances de communication, les décisions peuvent s'avérer erronées. Les gens ne comprendront pas bien ce que les autorités exigent d'eux, ce qui se traduit par une rupture des relations interpersonnelles. L'efficacité des processus de communication est souvent déterminée parla qualité des décisions et la manière dont elles seront mises en œuvre à l'avenir.
L'information joue un rôle particulier dans la mise en œuvre des communications interpersonnelles et organisationnelles. C'est le résultat de la communication, la manifestation extérieure de la procédure communicative. L'information occupe une place particulière dans le comportement verbal d'une personne. Il passe d'un sujet à l'autre. Dans le même temps, des individus, des groupes ou des organisations entières peuvent agir en tant que sujets ici.
La communication peut se faire en transmettant des idées, des opinions, des compétences, des faits, des perceptions ou des sensations. Cela nécessite d'obtenir la réponse souhaitée en réponse. Dans le même temps, il convient de tenir compte du fait que le système de communication organisationnelle et d'information sont des phénomènes différents, bien qu'ils soient interconnectés. Ainsi, la communication n'est pas seulement ce qui est transmis, mais aussi la façon dont ce « quelque chose » est transmis. L'information n'est qu'une partie intégrante du processus de communication.
Système de communication organisationnelle
La communication est un processus dans lequel deux personnes ou plus échangent certaines informations. L'objectif principal de la communication organisationnelle est de parvenir à une compréhension de l'information à échanger. Après tout, le fait même de l'échange ne garantit pas le succès de la procédure mise en œuvre.
Le système de communication organisationnel se compose de plusieurs sujets:
- expéditeur - une personne qui génère une idée ou sélectionne des informations à transmettre;
- canal - un moyen de transmettre un ensemble d'informations;
- destinataire - la personne qui reçoit l'information et l'interprète;
- messages - informations directes codées dans une série de caractères spécifiques.
L'expéditeur et le destinataire sont les deux entités principales. Au cours du processus de communication, ils passent par plusieurs étapes interdépendantes. Leur tâche est de composer un message et d'utiliser un canal pour le transmettre de telle sorte que les deux parties interprètent l'idée originale de la même manière. C'est une tâche plutôt difficile, car chaque étape supplémentaire peut déformer le sens de l'idée.
Les quatre étapes de la communication interpersonnelle et organisationnelle ressemblent à ceci:
- générer une idée;
- codage et sélection du canal de transmission des informations souhaité;
- transmission d'informations;
- décodage.
Un peu plus sur chaque étape.
Éléments de communication
Souvent, la procédure de communication ne peut prendre que quelques secondes et, par conséquent, il est assez difficile d'en distinguer les étapes spécifiques. Néanmoins, les sociologues ont identifié et analysé quatre étapes principales du processus de communication.
La première étape s'appelle la génération d'idées. La communication organisationnelle est une procédure qui commence par la formulation de certaines informations. L'expéditeur résout le problème en délivrant un message. Souvent, ces tentatives échouent dès la première étape, car l'expéditeur ne passe pas assez de temps à réfléchir à l'idée.
De nombreux experts soulignent l'importance, même prédominantevaleur de la première étape. "Ne commencez pas à parler avant d'avoir commencé à réfléchir", a dit un jour Jefferson Davis, un héros de la guerre de Sécession. Vous devez toujours penser à l'idée que vous souhaitez transmettre au destinataire. Vous devez être sûr de la pertinence et de l'adéquation de cette idée, ainsi que de la situation et de l'objectif spécifiques.
La deuxième étape s'appelle l'encodage et la sélection du canal. La culture organisationnelle de la communication nécessite la reformulation de l'idée que l'expéditeur veut véhiculer dans certains symboles. Cela peut être des mots, des gestes, des intonations ou autre chose. C'est le codage qui transforme une idée en un message complet.
Afin de bien transmettre l'idée, l'expéditeur doit choisir un canal compatible avec le type de caractères utilisés pour l'encodage. Les plus connus sont la parole, l'écriture et divers types de supports électroniques: enregistrements vidéo, courrier électronique, ordinateurs, etc. La transmission de matériel n'est pas possible si le canal n'est pas adapté à la forme physique des personnages sélectionnés. Il convient également de noter que l'efficacité des processus de communication peut être réduite si le canal ne correspond pas à l'idée développée lors de la première étape.
La troisième étape de la procédure de communication interpersonnelle, de groupe ou organisationnelle est la transmission directe d'informations. L'expéditeur utilise le canal pour livrer le message - l'idée codée est physiquement transmise.
Enfin, la dernière étape s'appelle le décodage. Le destinataire traduit les caractères reçus composés par l'expéditeur enpropre pensés. L'achèvement de la communication est lié à la formulation de l'idée par les deux sujets du processus.
Types de communication
La communication organisationnelle est un processus large et très volumineux contenant de nombreux éléments différents. Selon la classification la plus courante, la procédure communicative est divisée en interne et externe. Le processus externe est l'interaction entre l'organisation et l'environnement externe. De plus, des facteurs externes influencent fortement les activités de l'organisation.
Les entreprises utilisent divers moyens pour communiquer avec les composants de leur environnement externe. Les consommateurs potentiels existants reçoivent les informations nécessaires par le biais de la publicité ou d'autres moyens de promotion des produits. D'une importance primordiale ici est une certaine image qui constitue l'image organisationnelle.
Le deuxième type de communication est appelé interne. Ce sont des liens intra-organisationnels entre différents niveaux et départements. Ils peuvent être formels ou informels.
Les liens de communication formels sont des phénomènes déterminés par la structure organisationnelle de l'entreprise, la relation entre les niveaux de gestion et les unités fonctionnelles. Les communications informelles sont ce que l'on appelle le "canal des rumeurs". Les rumeurs ne sont pas toujours considérées comme des informations inexactes. Des études montrent que plus de 80 % des rumeurs organisationnelles ont une base événementielle bien réelle et bien fondée.
La communication organisationnelle est le plus vaste système de canaux informels. Cela peut inclure les types d'informations suivants:
- modifier la structure organisationnelle;
- promotions et transferts à venir;
- détails des conflits organisationnels;
- coupures de production à venir;
- réunions informelles, etc.
Selon une autre classification, la structure des communications organisationnelles est formée par niveaux. Ainsi, les processus de transfert d'informations peuvent être mis en œuvre verticalement, c'est-à-dire qu'ils peuvent être descendants et ascendants. Le groupe descendant de processus d'information est le transfert d'informations d'un niveau supérieur à un niveau inférieur - par exemple, lorsqu'un employé est interrogé sur les tâches, les priorités, les résultats souhaités, etc. Les communications ascendantes sont effectuées sous forme de propositions, de rapports, notes explicatives, etc.
Mettez également en évidence les processus de communication entre services, entre le groupe de travail et les autorités, les représentants syndicaux et la direction, etc.
Types de barrières de communication
L'efficacité d'une culture organisationnelle de communication peut être sensiblement réduite en raison de ce qu'on appelle des barrières - barrières interpersonnelles. Au niveau du système, ils sont divisés en plusieurs types.
La première barrière peut être due à des conditions de perception. Le travail d'un manager ou de tout autre représentant de la structure dirigeante est de comprendre l'essence de la perception, de déterminer « la réalité pour l'individu ». On sait que les gens ne réagissent pas à des phénomènes réels dans leur environnement, mais àmanières d'appréhender ces phénomènes. En comprenant les facteurs qui affectent la perception, de nombreux obstacles peuvent être surmontés.
L'exemple le plus courant d'une barrière perceptuelle est le conflit entre les domaines d'activité du destinataire et de l'expéditeur. Les mêmes informations peuvent être interprétées de différentes manières en fonction de leur expérience. Les gens peuvent recevoir des informations de manière sélective, en tenant compte de leurs intérêts, de leurs points de vue, de leurs besoins et de leur état émotionnel.
La prochaine barrière de communication organisationnelle est appelée sémantique. La sémantique est la science qui consiste à utiliser des mots et à leur donner un sens. Souvent, certains mots conduisent à des malentendus, car ils peuvent changer de sens en fonction du contexte.
Les barrières non verbales constituent le troisième groupe de barrières à la communication. Nous parlons de tous les caractères sauf les mots. C'est un sourire, un visage tendu, des sourcils froncés, un contact visuel et plus encore. L'intonation est particulièrement importante ici - la façon exacte dont les mots sont prononcés. Une même phrase peut avoir un caractère différent, une connotation émotionnelle inégale.
Le feedback inefficace est le quatrième facteur problématique dans la communication organisationnelle. Tout le monde connaît la valeur d'au moins une réaction au message envoyé. Sinon, l'une des parties considérera que la communication a échoué.
Résolution de problèmes dans le système de communication organisationnelle
Actuellement, plusieurs stratégies ont été développées poursurmonter efficacement les obstacles à la communication et améliorer l'efficacité de la communication au niveau des employés de l'organisation.
Premièrement, la direction de l'entreprise doit prêter attention au développement des compétences de communication de ses employés. La méthode la plus populaire d'interaction entre les sujets est l'écoute active. Le sens de cette technique réside dans la capacité de l'auditeur à aider l'orateur à dire exactement ce qu'il entendait transmettre initialement. Il existe plusieurs principes d'écoute active:
- posez des questions, mais n'interrompez pas l'orateur;
- disposer de l'interlocuteur à vous, former une ambiance conviviale et chaleureuse;
- soyez patient et évitez les conflits pendant la phase d'apprentissage;
- faire preuve de sympathie et d'intérêt pour l'interlocuteur;
- essayez de neutraliser les distractions, évitez les interférences extérieures.
Deuxièmement, les patrons doivent clarifier leurs propres souhaits et idées avant de les transmettre. Il est nécessaire de réfléchir et d'analyser régulièrement les questions et les problèmes qui doivent être transformés en objets de transmission.
Une communication organisationnelle efficace peut être obtenue grâce à l'utilisation de techniques telles que la rétroaction, le "regard de l'extérieur", la sensibilité aux problèmes potentiels, etc.
Communication interpersonnelle
Toute forme de communication organisationnelle ne sera considérée comme réussie que si ses principaux éléments se révèlent être qualitativement formés -phénomènes de communication interpersonnelle. Comment concevoir correctement la communication entre deux ou plusieurs sujets ? Pour commencer, voici quelques principes à garder à l'esprit:
- irréversibilité de la destruction de ce qui a été dit ou envoyé;
- le feedback comme condition indispensable du processus de communication;
- irréversibilité et inévitabilité de la communication interpersonnelle dans la société.
Il existe trois principales formes de communication. Il s'agit d'un dialogue, d'un monologue et d'un polylogue bien connus. C'est cette dernière forme qui joue un rôle particulier dans la construction d'une forme organisationnelle de communication.
Moyens d'optimiser les processus de communication
Portez une attention particulière aux commentaires. C'est un élément essentiel de la communication organisationnelle. Le rôle de ce composant ne peut être sous-estimé. C'est la réponse qui rend le processus de communication le plus qualitatif et le plus efficace.
Gardez à l'esprit que les commentaires doivent être opportuns et clairement structurés. Il doit contenir un message original paraphrasé et un certain nombre de questions de clarification. Il n'est pas souhaitable d'évaluer le message d'origine - à la fois négatif et positif.
Le moyen le plus courant et le plus fiable d'obtenir des commentaires consiste à poser des questions. Le plus souvent, ils sont nécessaires pour comparer le message entrant avec ce que le destinataire voulait entendre à l'origine. Il en va de même pour l'expéditeur: il peut poser des questions supplémentaires au destinataire afin de comparer le matériel envoyé avec ce qui devait initialement être formulé.
Pourgestion efficace des communications organisationnelles, il est nécessaire d'essayer de développer les compétences techniques de communication des employés - à savoir la rédaction de notes de service, l'utilisation du fax, du courrier électronique, etc.
Les systèmes de gestion et une culture de la communication doivent être clairement établis. Les organisations modernes peuvent utiliser des "lignes directes" de type entreprise - lorsque les employés peuvent utiliser l'échange d'informations à tout moment, poser des questions de clarification, exprimer leurs pensées et leurs jugements de valeur, organiser des pique-niques communs, des excursions, etc. Tous ces exemples informels de communication organisationnelle.
Donc, il existe plusieurs façons d'améliorer l'efficacité de la communication organisationnelle. Dans le même temps, une question demeure pertinente: pourquoi les procédures d'échange et de communication de données sont-elles nécessaires ? Quel sens ont-ils et quel sens portent-ils ? Essayons de comprendre plus loin.
L'importance de la communication dans le processus organisationnel
La période moderne dans le développement des processus de communication nous permet d'évaluer ce phénomène comme un produit déterminé par les besoins de la production sociale. Les facteurs traditionnels tels que la main-d'œuvre, la terre et le capital ne fonctionneront que si les procédures d'échange de données et de communication sont utilisées efficacement.
La communication est comprise comme un système de transfert d'informations et de réponse. Il s'agit de l'échange de connaissances, de propriété intellectuelle, d'informations diverses, etc. La procédure de spécialisation des activités de communication managériale est mise en évidence dansun type spécial de service professionnel, dont le but est la formation efficace et le développement compétent de tous les types de capital organisationnel. Cet objectif ne peut être atteint que grâce à l'utilisation de technologies, d'outils, de méthodes et de mécanismes spéciaux de transmission d'informations.
On sait que sans communication il n'y a pas de communication, et sans communication il ne peut être question de l'existence d'aucun groupe. Ainsi, la communication est une condition déterminante du développement du groupe et de sa vie.
Toutes les communications peuvent être divisées en deux groupes: formelles et informelles. Le premier groupe comprend les éléments du type prescrit, c'est-à-dire ceux qui interviennent dans le processus de contrôle. Les types de communication informels ont une part plus petite. Ils surviennent spontanément et le plus souvent ne sont pas discutés. En même temps, chaque employé est conscient du fait de son existence.
Un manager ou autre dirigeant doit bien maîtriser les moyens de communication. Ses responsabilités incluent l'utilisation correcte des outils reçus dans le processus de communication, en surmontant les obstacles et les barrières.
Le comportement organisationnel de la communication consiste à transmettre des informations aux managers et des décisions aux exécutants. Sans processus de communication, il est impossible de construire une organisation, ainsi que d'assurer la coordination de l'activité humaine.
Ainsi, la procédure de transfert d'informations aide en tout: elle permet de faire le lien entre une organisation particulière et l'environnement extérieur, d'organiserinteraction de toutes les fonctions de gestion et cohérence des décisions prises.
Types de réseaux de communication
Quand on parle du système de communication organisationnelle, il est nécessaire de distinguer le concept de réseau de communication. Deux unités organisationnelles reliées par une ligne sont appelées un canal. Au moment du transfert d'informations, un canal peut relier deux ou plusieurs unités organisationnelles. C'est ainsi qu'un réseau d'information se forme - un phénomène assez courant pour toute organisation.
Les réseaux sont ouverts et fermés. Ceux qui sont ouverts n'ont pas d'obstacles au flux d'informations à travers les canaux disponibles. Ceci, par exemple, est une "chaîne" - une connexion linéaire pour le transfert d'informations. La « chaîne » est efficace pour les opérations répétitives et routinières, mais est mal adaptée pour travailler dans des conditions en constante évolution. Un schéma similaire est "Wheel". Toutes les informations iront tôt ou tard à l'employé qui occupe un poste central.
Les réseaux fermés sont limités dans la diffusion de l'information. Ils sont utilisés par des organisations qui gardent des secrets commerciaux.
