Design Organizational Structures est une méthodologie étape par étape qui identifie les aspects dysfonctionnels du flux de travail, des procédures et des systèmes, les réaligne sur les réalités et les objectifs commerciaux actuels, puis élabore des plans pour mettre en œuvre de nouveaux changements. Le processus vise à améliorer à la fois les aspects techniques et personnels de l'entreprise.
Pour la plupart des entreprises, le processus de conception se traduit par une plus grande amélioration de l'organisation, des résultats (rentabilité, service client, fonctionnement interne) et des employés responsabilisés et engagés dans l'entreprise.
La caractéristique du processus de conception est une approche globale et holistique de l'amélioration organisationnelle qui affecte tous les aspects de la vie de l'entreprise. Vous pouvez donc obtenir les avantages suivants en développant la bonne méthodologie:
- Excellent service client.
- Augmenter la rentabilité.
- Diminution de l'exploitationdépenses.
- Amélioration de l'efficacité et du temps de cycle.
- Une culture d'employés dévoués et engagés.
- Une stratégie claire pour gérer et développer votre entreprise.
La conception fait référence à l'intégration des personnes aux processus, technologies et systèmes de base de l'entreprise. Une organisation bien conçue garantit que la forme de l'entreprise est cohérente avec son objectif ou sa stratégie, répond aux défis liés aux réalités de l'entreprise et augmente considérablement la probabilité que les efforts collectifs des personnes soient couronnés de succès.
À mesure que les entreprises se développent et que les défis de l'environnement externe deviennent plus complexes, les processus, structures et systèmes commerciaux qui fonctionnaient autrefois deviennent des obstacles à l'efficacité, au service client, au moral des employés et à la rentabilité financière.
Les organisations qui ne mettent pas à jour périodiquement souffrent de symptômes tels que:
- Flux de travail inefficace sans répartitions ni étapes à valeur ajoutée.
- Sur-effort ("nous n'avons pas le temps de le faire correctement, mais nous avons le temps de le refaire")
- Travail fragmenté avec peu d'attention au plus grand bien.
- Manque de connaissances et d'orientation client.
- Manque de responsabilité ("Ce n'est pas mon travail").
- Couvrir et blâmer au lieu d'identifier et de résoudre les problèmes.
- Retards dans la prise de décision.
- Les gens n'ont pas les informations ou l'autorité pour résoudre les problèmes.
- La direction, et non la première ligne, est chargée de résoudre les problèmes lorsque les choses tournent mal.
- Ça prend beaucoupil est temps de faire quelque chose.
- Les systèmes sont mal définis ou renforcent les comportements répréhensibles.
- Méfiance entre les travailleurs et la direction.
Méthodes utilisées
Il est important de considérer que différents systèmes d'interaction sont impliqués. Bien que le processus de conception des structures organisationnelles soit adaptable à la taille, à la complexité et aux besoins de toute entreprise, il ne se limite pas aux exigences internes de la haute direction. Chaque chemin de solution est élaboré individuellement. Le système lui-même est basé sur les méthodes suivantes, qui seront listées ci-dessous.
1. Charte du processus de planification
En tant que cadres supérieurs, vous vous êtes réunis pour discuter des résultats commerciaux actuels, de l'état de l'entreprise, des exigences environnementales et de la nécessité de vous lancer dans un tel processus. Quelles sont les prochaines actions ? Vous établissez une charte pour le processus de conception organisationnelle. Il comprend la "raison du changement", les résultats souhaités, la portée, l'allocation des ressources, le calendrier, la participation, la stratégie de communication et d'autres paramètres qui guideront le projet.
De temps en temps, la direction peut passer soit par un processus de planification stratégique, soit par un processus de développement d'équipe avant de lancer une initiative de changement de projet, en fonction de la clarté de sa compréhension de sa stratégie et de sa capacité à travailler en équipe.
2. Élaboration d'une nouvelle politique
L'équipe de direction (ou d'autres personnes qui ont été invitées à participer au processus) anticipe et conçoit l'organisationstructures qui incluent des recommandations pour un "avenir idéal". À ce niveau, les étapes de ce processus incluent:
- Déterminez votre principal principe d'organisation.
- Optimiser les processus métier de base qui se traduisent par des revenus ou des résultats pour les clients.
- Documentation et normalisation des procédures.
- Organiser les gens autour des processus de base. Détermination du nombre de personnel requis pour les travaux principaux.
- Définissez les tâches, les fonctions et les compétences. Quelles sont les mesures de performance pour chaque fonction d'équipe ? Comment sont-ils jugés et tenus pour responsables ?
- Identifier les besoins en équipement, en agencement et en personnel pour les différentes équipes et départements de l'organisation.
- Définir les ressources d'assistance (finances, ventes, personnel), la mission, le personnel et leur emplacement.
- Définir une structure de gouvernance qui apporte un soutien stratégique, coordinateur et opérationnel.
- Améliorer les systèmes de coordination et de développement (embauche, formation, rémunération, partage d'informations, fixation d'objectifs).
À un moment donné, le processus de conception se transforme en planification de la transition lorsque des dates de mise en œuvre critiques sont fixées et que des plans d'action spécifiques sont créés pour la mise en œuvre du nouveau projet.
Et un élément clé de cette étape consiste à communiquer les progrès aux autres membres de l'organisation. Un plan de communication a été élaboré pour informer les gens de ce qui se passe. L'éducation apporte la prise de conscience et l'inclusionde chacun - au début des obligations.
3. Mise en œuvre du projet
Maintenant, la tâche est de donner vie au projet. Les méthodes de conception des structures organisationnelles doivent toujours inclure des éléments de mise en œuvre. Sans eux, les tâches ne fonctionneront pas. Les gens sont organisés en groupes de travail naturels qui apprennent le nouveau plan, les compétences d'équipe et la formation de groupes d'initiative. De nouveaux rôles professionnels sont explorés et de nouvelles relations sont établies à l'intérieur et à l'extérieur de l'unité.
Les équipements et les moyens techniques sont en cours de réaménagement. Les systèmes de rémunération, les systèmes d'amélioration des performances, les systèmes d'échange d'informations, de prise de décision et de gestion ont été modifiés et adaptés. Certaines de ces opérations peuvent être effectuées rapidement. Certaines entreprises peuvent exiger plus de détails et être mises en œuvre sur une plus longue période.
Lignes directrices
Les méthodes de conception organisationnelle remplissent diverses fonctions commerciales. Ils sont conçus pour satisfaire des motifs spécifiques. Des efforts doivent également être faits pour aligner la structure organisationnelle sur l'évolution des besoins. Un bon système facilite non seulement la communication, mais apporte également de l'efficacité dans différents segments. Par conséquent, lors du développement, il est important de prêter attention aux principes.
1. Encourager l'efficacité
La conception de la structure organisationnelle d'une entreprise comprend des éléments positifs pour les employés. En réponse, vous pouvez obtenir une réponse positive des employés. L'objectif principal de la structure organisationnelle est d'apporter de l'efficacité aux différentes fonctions. Un travail systématique ne laissera rien au hasard, et chaque action sera coordonnée pour l'exécuter au maximum.
Les membres d'une organisation s'efforcent de maximiser la production de biens et de services à partir de ressources données. Des efforts sont déployés pour un effort systématique, rationnel et coordonné afin de contrôler les divers gaspillages et pertes. Divers modèles d'organisation ont été développés pour assurer l'efficacité des opérations. Ils sont déterminés à atteindre leurs objectifs.
2. Communication
La conception de la structure organisationnelle d'une entreprise inclut le moment de créer des contacts dans tous les départements. La communication est le problème numéro un dans chaque organisation. Une bonne structure fournit un bon canal de communication entre les individus travaillant dans une organisation. Les relations hiérarchiques établies et la hiérarchie de ceux qui signalent sont également indiquées dans une bonne structure. Il faut un processus de communication horizontal, vertical et latéral, et cela se fait par une structure bien planifiée.
3. Utilisation optimale des ressources
Une bonne allocation des ressources contribue également à leur utilisation optimale. La conception de la structure organisationnelle de l'organisation accorde une place plus importante aux activités pour atteindre des objectifs communs. Les événements sont placés en fonction de leur importance dans le système et des recommandations appropriées sont faites pour allouer les ressources. Une allocation d'actifs optimale est essentielle à la croissance de l'entreprise.
4. Satisfaction au travail
Bienla conception de la structure organisationnelle d'une organisation garantit que les tâches et les responsabilités des différentes personnes travaillant dans l'entreprise sont clairement attribuées. Les emplois sont répartis en fonction de leurs connaissances, de leur expérience et de leur spécialisation. Les gens ont la possibilité d'expliquer leur travail. Lorsque les gens peuvent travailler dans les limites, il y aura satisfaction au travail.
5. Pensée créative
Les principes de conception des structures organisationnelles peuvent inclure l'élément librement planifier et mener à bien leur travail. Il permet à l'individu de penser et de développer de nouvelles et meilleures façons d'accomplir les tâches à accomplir. La structure organisationnelle essaie de placer les gens là où ils conviennent le mieux. De nombreuses personnes ont contribué au développement de la pensée managériale par leur créativité dans une partie particulière de l'entreprise.
6. Facilité de gestion
Les principes de conception des structures organisationnelles reposent également sur l'optimisation de ce processus. Il y a beaucoup de gens qui travaillent dans l'entreprise. Leur fonction doit être définie et les responsabilités attribuées en fonction des exigences de l'organisation. Une bonne structure aidera à établir des relations entre les personnes occupant des postes différents. Le système organisationnel est le mécanisme par lequel la direction dirige, coordonne et contrôle les activités de divers individus.
Une structure bien pensée aidera à la fois la gestion et le fonctionnement de l'entreprise. Il est garanti qu'aucune activité n'est laissée sans surveillance et le travail est réparti enselon les capacités des personnes qui l'exécutent. Des étapes de conception organisationnelle bien pensées sont d'une grande aide pour une bonne gestion. Considérez-les.
Étapes de conception
Le système en cours de création doit répondre aux exigences de l'entreprise. Cela devrait garantir que la main-d'œuvre est utilisée de manière optimale et que les différentes fonctions doivent être exécutées correctement. Des relations harmonieuses entre les personnes occupant des postes différents sont nécessaires. La conception structurelle est une tâche importante qui doit être soigneusement étudiée. Ci-dessous seront énumérés les principaux points sur lesquels une planification complète est en cours d'élaboration.
Étape 1: Définir les activités
Les actions à mener pour atteindre les objectifs du cabinet doivent être définies. Il est également nécessaire de définir les fonctions qui doivent être exécutées pour atteindre divers objectifs, et les actions associées à ces fonctions. Sans cette étape de conception de la structure organisationnelle, les managers ne pourront pas obtenir le résultat souhaité.
Les principales activités sont divisées en un certain nombre de sous-types de chaque industrie. Lors de la définition des espèces, il convient de garder à l'esprit qu'aucune d'entre elles n'a échappé à la duplication des activités et que les différentes fonctions sont exercées de manière coordonnée.
Étape 2: Regrouper les activités
Les activités étroitement liées et similaires sont regroupées pour les départements et les industries. La coordination entre les activités ne peut être réalisée que par une accumulation appropriée. Vues groupéesles activités peuvent être affectées à différents postes. Donner des directives aux individus crée de l'autorité et de la responsabilité. Ce facteur dans la conception des structures organisationnelles vous permet d'augmenter l'importance d'un employé particulier. L'autorité est déléguée aux niveaux inférieurs des différents départements et les responsabilités sont établies.
Étape 3: Délégation de pouvoir
La délégation est un processus administratif où les gens font quelque chose de différent en les rendant responsables. Lorsque différents emplois sont créés dans une organisation, ces personnes se voient attribuer un emploi. Pour faire le travail, vous avez besoin d'autorité. Les pouvoirs sont délégués à différentes personnes conformément à la répartition des responsabilités. L'étape finale de la conception de la structure de gestion organisationnelle devrait clairement refléter cela. Dans le processus d'attribution des tâches, une autorité est créée dans l'organisation, un système qui détermine qui interagira formellement avec qui.
Caractéristiques d'un bon système
Concevoir une structure organisationnelle implique que le dispositif créé doit répondre aux différents besoins et exigences de l'entreprise. Il convient de garder à l'esprit que chaque entreprise a sa propre forme de gestion. Si nous considérons les fonctionnalités dans leur ensemble, en résumant, elles ressembleront à ce qui suit.
1. Une ligne d'autorité claire
Les bases de la conception des structures de gouvernance organisationnelle commencent par la création d'une hiérarchie de base. Il doit y avoir une ligne d'autorité claire de haut en bas. Le transfert d'autorité doit être effectué par étapes et conformément à la nature du travail confié. Tout enles organisations doivent avoir une compréhension complète du travail et des pouvoirs délégués à une personne en particulier. En l'absence de cette clarté, il y aura confusion, disputes et conflits.
2. Délégation de pouvoir adéquate
Les tâches de conception des structures organisationnelles incluent en outre une répartition compétente des responsabilités. La délégation de pouvoir doit être compatible avec la responsabilité établie.
S'il n'y a pas assez de puissance pour recevoir la tâche assignée, la tâche ne sera pas terminée. Parfois, les gestionnaires attribuent des tâches à des subordonnés sans leur donner l'autorité appropriée, ce qui indique un manque de prise de décision de leur part. Des affectations inadéquates créeront des problèmes pour les subordonnés car ils pourraient ne pas être en mesure de répondre aux exigences établies.
3. Moins de niveaux de gestion
Les éléments de conception d'une structure organisationnelle doivent éviter les schémas complexes. Dans la mesure du possible, il faut réduire, mais dans des limites raisonnables, les niveaux de gestion. Plus le nombre de ces niveaux est élevé, plus le délai d'accès est important. Transférer les décisions de haut en bas prendra plus de temps.
De même, les informations des niveaux inférieurs mettront beaucoup de temps à atteindre le sommet. Le nombre de niveaux de gestion dépend de la nature et de l'échelle des opérations. Aucun nombre spécifique de structures ne peut être spécifié pour chaque problème, mais des efforts doivent être faits pour les maintenir au minimum. Cette optimisation réduira les coûtstemps.
4. Plage de contrôle
Le processus de conception des structures de gouvernance organisationnelle devrait également inclure des fonctions de supervision. Le degré de supervision fait référence au nombre de personnes qu'un gestionnaire peut superviser directement. Une personne ne devrait garder une trace que du nombre de subordonnés avec lesquels elle peut communiquer directement.
Le nombre de personnes à superviser ne peut pas être fixé de manière universelle car il dépendra de la nature du travail. Des efforts doivent être faits pour garder un groupe bien géré sous surveillance, sinon il y aura de l'inefficacité et des performances médiocres.
5. Simplicité et flexibilité
Les approches de conception des structures organisationnelles ne doivent pas être compliquées. Vous ne devez pas ajouter de niveaux de contrôle inutiles. Une bonne structure doit éviter l'ambiguïté et la confusion. Le système doit également être flexible pour s'adapter à l'évolution des besoins.
Une expansion ou une diversification peut se produire, ce qui nécessiterait une reclassification des tâches et des responsabilités. La structure organisationnelle doit être en mesure d'intégrer de nouveaux changements sans ajuster les éléments de base. Cela vous permettra de ne pas modifier toutes les dispositions saisies précédemment.
Éléments de base
L'analyse de la conception organisationnelle doit montrer la stratégie de déploiement des talents de l'entreprise. Que ce déploiement atteigne l'objectif commercial dépend en partie de la force du système interne global. La conception organisationnelle crée des relations de travail entre les personnes, établit des limites de responsabilité etdétermine qui est responsable devant qui.
Il existe plusieurs façons de structurer une entreprise. Les principes corrects de conception des structures de gestion organisationnelle découlent des besoins et des aspirations de l'entreprise. Sur cette base, ils font la promotion des bonnes personnes.
1. Stratégie
La meilleure approche de la conception organisationnelle tient compte des plans stratégiques de l'entreprise. De telles activités, quant à elles, découlent de la vision de l'entreprise. Mission - la raison de l'existence d'une entreprise - son but.
Vision est la plus haute réalisation de l'entreprise, la mise en œuvre des tâches définies. Toute stratégie tente de réaliser la vision, et la structure organisationnelle doit soutenir ces efforts. Par exemple, une entreprise qui a décidé de se développer sur les marchés étrangers peut se regrouper en divisions géographiques. Les changements de stratégie nécessitent une conception structurelle mise à jour
2. Facteurs environnementaux
L'environnement d'affaires dans lequel les employés travaillent ne peut être ignoré par les concepteurs organisationnels. Un système imprévisible et en évolution rapide exige de la flexibilité, de l'adaptabilité et une coopération interinstitutions.
Dans une telle situation, la conception de la structure organisationnelle de la direction d'une entreprise de type mécanique limitera la dextérité et la réactivité du personnel. Au lieu de cela, les développeurs peuvent construire un système organique et horizontal qui nivelle les niveaux de gouvernement et décentralise la prise de décision. Dans le même temps, un environnement stable permet l'utilisation de contrôles, de tâches bien définies et d'une autorité centralisée dans une structure mécaniste.avec ses niveaux verticaux de puissance croissante.
3. Taille de l'entreprise
Les petites entreprises avec peu de personnes ont souvent des rôles différents, sont informelles et n'écrivent pas beaucoup de règles. Puisque l'entreprise émerge de manière organique, ce serait une erreur de vouloir lui imposer une structure formelle et mécaniste. Dans ce cas, la conception de la structure et du système organisationnels ne doit pas inclure d'éléments impératifs et conservateurs de la conduite d'activités internes.
Ce serait une action inutile. De plus, une bureaucratie inutile peut interférer avec les opérations. Les grandes organisations ont besoin de plus de contrôle et de surveillance. Une structure mécaniste crée une responsabilité et une responsabilisation claires et convient donc aux entreprises comptant un grand nombre d'employés.
4. Âge de l'entreprise
Au début de la vie d'une entreprise, sa petite taille lui confère des qualités structurelles organiques qui favorisent la flexibilité et l'agilité. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe et s'agrandit, elle commence:
- mécaniser en ajoutant des règles, des politiques et des procédures;
- fixer des objectifs clairement définis;
- implémenter de vastes systèmes de contrôle interne et des chaînes de commande.
En bref, la maturité engendre la bureaucratie. Plus l'entreprise est âgée, plus il est probable que le système interne devienne lourd, créant un obstacle à l'innovation, à l'adaptabilité et aux réponses rapides. Le processus de conception organisationnelle doit tenir compte de la mesure dans laquelle l'ancienne entreprise doit se restructurer afin de réduire sonsystème mécanisé. Sinon, de graves problèmes de gestion et de personnel peuvent survenir.
Projets structurants
Les conceptions structurelles ont leurs avantages et leurs inconvénients. Les concepteurs doivent donc examiner attentivement chaque étape. Deux thèmes communs ici sont les divisions fonctionnelles et divisionnaires. La structure fonctionnelle crée des départements selon des activités telles que la production, le marketing et les finances.
Les activités groupées augmentent l'efficacité, mais peuvent créer des barrières entre les services. La structure divisionnaire regroupe les personnes en fonction du produit, du client ou de l'emplacement géographique, créant ainsi de petites entreprises dotées de leurs propres capacités de marketing, financières et de fabrication. Cela permet aux départements de rester concentrés et réactifs, mais duplique l'activité commerciale entre les départements et au sein de l'entreprise dans son ensemble.
Schéma de type de contrôle
L'organigramme est une représentation visuelle d'un type formel de conception. Le plan montre la structure de l'organisation, les relations et les niveaux relatifs des postes dans chaque industrie. Il aide à organiser le lieu de travail en décrivant la direction du contrôle pour les subordonnés.
Même une petite entreprise unipersonnelle peut utiliser une sorte d'organigramme pour voir quelles fonctions doivent être remplies. Une telle planification et une telle vision structurent le travail et aident à réaliser toutes les tâches et à résoudre les problèmes de communication émergents.problèmes.
Les organigrammes offrent les avantages suivants:
- Communication efficace des informations sur l'organisation, les services et l'entreprise.
- Permettez aux responsables de prendre des décisions en matière de ressources, de fournir une base pour la gestion du changement et de communiquer des informations opérationnelles dans toute l'organisation.
- Tout ce qui concerne l'entreprise doit se dérouler de manière transparente et prévisible.
- Fournit un remplacement rapide des hiérarchies commerciales formelles.
- Dit à tous les membres de l'organisation qui est responsable de quoi et qui rend compte à qui.
Il y a, bien sûr, quelques restrictions sur les vues de conception organisationnelle:
- Ils sont statiques et inflexibles, souvent obsolètes à mesure que les entreprises changent et traversent des phases de croissance.
- Ils n'aident pas à comprendre ce qui se passe réellement dans une organisation informelle. La réalité est que les organisations sont souvent assez chaotiques.
- Ils ne peuvent pas faire face à l'évolution des frontières de l'entreprise en raison de l'externalisation, des technologies de l'information, des alliances stratégiques et de l'économie de réseau.
Au début, une entreprise peut décider de ne pas établir de structure organisationnelle formelle. Cependant, l'entreprise doit exister même sans un plan clairement défini pour que le cours du développement réussisse. La plupart des petites entreprises trouvent les organigrammes utiles car ils aident le propriétaire ou le gestionnaire à suivre la croissance et les changements dans tous les secteurs et toutes les directions.
Conclusion
Cette approche de conception conduit à des améliorations significatives de la qualité, du service client,temps de cycle, diminution du turnover et de l'absentéisme, augmentation de la productivité de 25 à au moins 50 %. La bonne nouvelle est que le plan peut être utilisé pour presque tous les types et toutes les tailles d'entreprises. Le temps requis pour achever la conception varie selon la nature, la taille et les ressources de l'entreprise. Des projets importants et complexes peuvent être achevés en quelques jours. Les petites entreprises nécessitent beaucoup moins de temps et de ressources.
