Tout processus, toute entreprise et toute organisation franchit différentes étapes au cours du travail, dont le résultat final, d'une manière ou d'une autre, est d'atteindre l'objectif principal. Dans leur désir d'atteindre leurs principales priorités, qui étaient à l'origine l'apanage de l'ensemble du complexe (production, commerce, éducation, logistique, etc.), les dirigeants recherchent les options les plus prometteuses et prioritaires pour la mise en œuvre de leurs tâches. Le système de gestion existant perd tôt ou tard son niveau de qualification dans le contexte de nouveaux développements, de nouvelles implémentations, de changements innovants dans le développement d'une industrie particulière. C'est pourquoi les chefs d'entreprises et d'organisations sont bien conscients de l'importance et de la signification de la nécessité de suivre l'évolution du temps et de suivre les spécificités du processus de développement en constante transformation et amélioration d'un segment particulier. Activités. Qu'il s'agisse de commerce, de production, d'industrie, d'éducation, de logistique - dans tous les cas, tôt ou tard, il est nécessaire de recourir à l'optimisation organisationnelle ou technologique des processus de gestion dans une entreprise particulière.
Concept
L'optimisation de tout processus est un ensemble de méthodes et de moyens efficaces pour améliorer le flux de ce même processus afin d'obtenir un résultat plus rapide, plus optimal et meilleur. Autrement dit, l'optimisation est un concept signifiant une augmentation de l'efficacité, synonyme du mot «amélioration». Pour clarifier le sens de cette définition, il est nécessaire de tracer les caractéristiques de l'optimisation sur un exemple spécifique.
Disons que les employés du département de l'usine de confection travaillent ensemble sur leur site, se relayant six jours par semaine et travaillant neuf heures. La productivité de leur travail diminue sensiblement en fin d'après-midi et leurs performances deviennent moins productives vers la fin de la semaine, lorsque les capacités physiques des travailleurs se tarissent. En conséquence, le volume de travail effectué par eux diminue, la qualité de ses performances se détériore, ce qui entraîne une baisse de la demande de produits manufacturés et, par la suite, le niveau global de revenu de l'usine de confection. Un responsable rationnel qui supervise directement ces employés, ayant remarqué une telle tendance négative, devrait immédiatement prendre des mesures pour optimiser le processus de production. Pour ce faire, il doit élaborer un plan pour améliorer l'efficacité du travail sur ce site de production et s'assurer de prendre en compte toutes les nuances qui accompagnent le processus. Pourpar exemple, il est nécessaire de calculer quels seront les coûts de l'entreprise si une tierce personne est recrutée pour aider les travailleurs ou si les filles se voient proposer de travailler en équipes avec une augmentation des heures de jour et une diminution du nombre de sorties par mois. Ainsi, en mettant une troisième personne dans les assistantes couturières, il sera possible d'augmenter d'un tiers la vitesse et le volume de travail effectué. Et si vous économisez sur le salaire d'un troisième employé et sortez deux filles par roulement tous les deux jours, elles auront l'occasion de gagner en force le week-end et de travailler beaucoup plus dur et plus vite les jours ouvrables.
Et il en va de même dans n'importe quel segment de l'industrie - les problèmes émergents dans le processus de fonctionnement de toute entreprise nécessitent leur élimination obligatoire en élaborant un plan d'action spécifique visant à optimiser le flux de travail dans son ensemble.
Buts et objectifs
Comme toute procédure appliquée par la direction d'une entreprise ou d'un organisme dans le cadre de ses activités directes (qu'il s'agisse d'un établissement budgétaire d'enseignement, d'une société commerciale ou d'un complexe industriel), un programme d'augmentation de la capacité de production est visant nécessairement à atteindre des buts et des objectifs spécifiques. L'optimisation des processus dans une entreprise de tout domaine d'activité sectoriel se caractérise par les principaux points clés:
- augmentation de la productivité de l'entreprise;
- améliorer la qualité de service pour les clients et visiteurs potentiels;
- améliorer la compétitivité du marchéservices fournis;
- modernisation des processus fondamentaux du cycle de production;
- augmenter la rentabilité de l'entreprise;
- évaluation du rapport entre la main-d'œuvre et les ressources physiques existantes et le coût de leur entretien;
- expansion de l'entreprise (si nécessaire).
Naturellement, l'objectif principal et péremptoire de toute entreprise opérant sur une base commerciale sera de faire du profit. En conséquence, les tâches et les objectifs d'optimisation des processus de gestion des activités commerciales viseront exclusivement à accroître l'efficacité des capacités de production et à augmenter les ventes.
En ce qui concerne la structure budgétaire, l'accent est mis ici sur l'amélioration de la qualité du travail des employés au sein de l'organisation elle-même. Par exemple, l'optimisation du processus éducatif ou l'optimisation du complexe éducatif (préscolaire, scolaire, universitaire) dans son ensemble devrait viser à améliorer les méthodes d'enseignement, à n'attirer que des spécialistes et des enseignants hautement qualifiés, à modifier la structure du programme de l'école spécificités de l'enseignement afin de maximiser le retour sur les étudiants. Ici, il s'agit de rendre le processus d'apprentissage plus facile, plus simple, plus clair pour les étudiants, mais en même temps, le facteur d'efficacité doit rester au même niveau, voire augmenter.
Méthodes
Il va sans dire que pour atteindre les buts et objectifs fixés, il faut d'abord développer un ensemble d'activités pertinentes quicontribuera directement à l'obtention du résultat souhaité au final. Pour cela, des méthodes appropriées d'optimisation des processus à différents niveaux sont en cours de développement. En d'autres termes, pour réaliser ce que vous voulez, vous devez réfléchir aux moyens par lesquels ce désir peut être obtenu.
Naturellement, selon la direction d'activité d'une entreprise ou d'une organisation particulière, les méthodes d'optimisation des processus de travail dans chaque entreprise particulière diffèrent. Mais en général, différentes manières d'améliorer l'efficacité du fonctionnement des entreprises de différentes structures industrielles visent toujours les mêmes domaines prioritaires de développement.
- Méthode d'exclusion - prévoit l'élimination des facteurs de reproduction externes et internes qui agissent comme des obstacles et des obstacles et empêchent l'entreprise d'augmenter sa rentabilité.
- Méthode de simplification - consiste à réduire le niveau de complexité de la structure du processus de production (ventes, éducation, logistique) en dispersant la majeure partie du travail en segments et sections distincts.
- Méthode de normalisation - caractérisée par l'introduction de nouveaux programmes, de technologies innovantes, de techniques, de produits, de composants et d'étapes fondamentalement différents dans la promotion du flux de travail.
- La méthode de réduction est due à la nécessité de réduire la production, les ressources, la main-d'œuvre, les pièces de rechange et les coûts financiers.
- Méthode d'accélération - prévoit la nécessité de réduire les pertes de temps, ainsi que l'introduction d'un parallèleingénierie, simulation, conception rapide d'échantillons et automatisation du flux de travail.
- Méthode de changement - les domaines les plus défaillants qui ralentissent le processus de production doivent être remplacés par des domaines fondamentalement nouveaux, efficaces et efficients. Les matériaux de mauvaise qualité doivent être remplacés par un bon produit, une technique inefficace doit être remplacée par un appareil opérationnel efficace, etc.
- Méthode d'interaction - tout le travail dans l'entreprise doit être effectué dans une équipe bien coordonnée unie par un seul objectif et une seule idée. L'interaction des employés à différents niveaux de subordination hiérarchique et le travail productif conjoint aideront à réaliser les buts et objectifs fixés pour l'ensemble du personnel.
Pour comprendre comment vous pouvez optimiser les systèmes et les processus dans les domaines d'activité les plus prioritaires, il est nécessaire de s'attarder sur chacun d'eux plus en détail.
En contrôle
La prise de décision est l'élément le plus important du complexe de gestion de toute entreprise, qu'elle soit manufacturière, commerciale ou budgétaire. Toute optimisation des processus dans l'organisation implique en quelque sorte l'implication du facteur humain. La manière dont le processus de travail sera construit et la manière dont les ressources humaines interagiront dans ce processus déterminent la productivité de l'entreprise dans son ensemble. Une gestion bien conçue et la capacité à mettre en œuvre des méthodes de fonctionnement efficaces dans l'ensemble du processus de gestion permettront non seulement d'optimiserla structure des relations entre les employés, mais aussi pour augmenter la rentabilité de l'entreprise dans son ensemble.
Alors, quelles méthodes peuvent être utilisées pour atteindre la productivité de la gestion en tant qu'outil principal de gestion d'une entreprise ?
- Garantir une facilité de gestion - plus la structure d'interaction et la subordination hiérarchique de certains employés à d'autres sont simples, plus tous les processus se dérouleront rapidement et fructueusement dans leur ensemble.
- Introduction de nouvelles propositions pour augmenter les indicateurs de qualité des produits fabriqués dans un système de gestion existant.
- Aide à la réduction d'un indicateur tel que la dépendance de l'entreprise à l'égard de la composante humaine - c'est-à-dire la transition vers des systèmes de travail automatisés.
- Établissement obligatoire d'un contrôle sur les résultats de l'entreprise, ainsi qu'une analyse ultérieure de sa rentabilité, basée sur l'évaluation de facteurs spécifiques.
- Minimiser les coûts et les dépenses dans les segments où cela est le plus rationnel.
- Répartition planifiée et logique des responsabilités et des pouvoirs respectifs entre les départements fonctionnels de l'entreprise.
- Procéder à un contrôle total de la répétition des mêmes tâches effectuées par différents services afin d'éviter la répartition irrationnelle du temps de travail et des responsabilités fonctionnelles.
Quel est l'objectif principal de l'optimisation des processus de gestion ? Le fait qu'un plan d'action pour l'introduction de méthodes productives etl'élimination des activités inefficaces vous permet de réduire les coûts de l'entreprise dans son ensemble, sans préjudice des intérêts des employés.
En production
La règle fondamentale d'une entreprise rentable et d'une production efficace est d'augmenter la différence entre le coût de fabrication d'un produit et son prix de vente. Autrement dit, si nous parlons spécifiquement d'une entreprise manufacturière, alors tout l'intérêt du travail ici est de s'assurer que le prix du produit final justifie les coûts associés à sa production. Et plus la différence entre les coûts et le coût est grande, plus la production est considérée comme rentable et productive (bien sûr, dans le cas où le prix d'une unité du produit fini est supérieur aux coûts nécessaires à sa fabrication).
Comment est-il possible d'optimiser les processus de production ? Quelles sont les méthodes utilisées pour augmenter son efficacité ?
- La restructuration du système de comptabilité analytique est un élément fondamental et principal du processus d'optimisation. Seule une approche compétente et correcte de la reconversion et de la redistribution des coûts peut amener la production à un nouveau niveau.
- Calcul et analyse du coût de production actuel - nous parlons du calcul du coût des matières premières, des salaires des employés de l'entreprise, du paiement des services publics, de l'amortissement des équipements, etc.
- Transformer le cycle de production - identifier les moments critiques du cycle de production et éliminer les facteurs qui entravent le processus.
- Modernisationéquipement - le remplacement d'anciens équipements de travail entièrement amortis par de nouveaux équipements techniques permettra d'augmenter plusieurs fois l'efficacité de la production.
- Augmentation de la capacité de production - l'expansion de la production sert de base à l'augmentation de la rentabilité de l'entreprise basée sur l'acquisition de nouvelles opportunités.
- Automatisation du flux de travail - En réduisant le coût du paiement des salaires du personnel supplémentaire embauché, la direction d'une usine de fabrication a la possibilité d'économiser une somme d'argent importante.
- Identification de la liste optimale des matières premières achetées - une analyse des stocks réellement nécessaires, qui sont acquis par l'entreprise pour la production du produit fini, permet d'identifier exclusivement les domaines prioritaires (les lots les plus vendus) et concentrez-vous dessus.
- Minimisation des déchets - pour optimiser les coûts, il est nécessaire d'utiliser des matériaux recyclables, d'utiliser des installations de recyclage, de ne pas jeter de déchets tout à fait adaptés au recyclage et à la réutilisation.
- Construction de leur propre sous-station électrique - les grandes entreprises dépensent d'énormes sommes d'argent pour alimenter les ateliers en électricité. La construction de notre propre centrale de distribution permettra de réduire ces coûts au minimum. Cependant, il convient de noter que de telles opportunités ne sont inhérentes qu'aux grands fabricants.
Dans le commerce
Les entreprises commerciales, ainsi que les entreprises manufacturières, s'efforcent d'augmenter leurl'efficacité afin d'attirer de gros investissements et d'augmenter le bénéfice net des ventes. L'optimisation des affaires commerciales se manifeste principalement dans les étapes méthodologiques suivantes:
- organisation correcte du planning;
- prévisions et études de marché;
- occuper le bon créneau sur le marché des biens et services;
- identifier les besoins d'un acheteur potentiel;
- remplacement des fournisseurs non rentables par des fournisseurs plus prioritaires;
- acheter exclusivement des biens de remboursement;
- stimulation supplémentaire de la demande (publicité);
- élargissement de la gamme de produits (extrêmement rationnel);
- tarification correcte;
- améliorer le marketing et les ventes de produits.
L'entreprise commerciale, pas comme les autres, vise principalement à gagner de l'argent et à réaliser des bénéfices. Par conséquent, l'optimisation des processus de vente vise directement à augmenter la rentabilité d'une entreprise commerciale.
En Pédagogie
Les établissements d'enseignement préscolaire et les jardins d'enfants, étant des institutions budgétaires, souffrent de méthodes conservatrices de conduite du processus éducatif non moins fortement que les structures non étatiques. Ici, les enseignants doivent travailler non pas avec les produits matériels de la production finale, mais avec les connaissances, les compétences et les capacités qu'ils peuvent et doivent mettre dans l'esprit de la jeune génération. Le niveau de connaissances que le système éducatif pédagogique actuel fournit aujourd'hui est naturellement réguléles GOST existants et les règles prescrites. Mais quelle est l'efficacité de l'enseignement d'aujourd'hui ? Et de quoi dépend l'augmentation de l'efficacité du processus pédagogique ?
L'optimisation des activités pédagogiques vise souvent:
- activation des canaux de perception - acceptation par les enfants d'informations spécifiques et leur assimilation active;
- élaboration d'un ensemble de mesures visant à attirer davantage l'attention des enfants sur le processus éducatif et l'apprentissage de nouvelles compétences;
- introduction des dernières méthodes d'éducation qui augmentent l'implication des enfants dans le processus éducatif;
- l'utilisation d'exemples visuels pour consolider rapidement les informations reçues et la capacité à penser de manière associative;
- utilisation des tests opérationnels;
- enfants participant à la préparation directe de certains aspects de la leçon;
- gestion efficace du temps.
Entre autres choses, l'optimisation du travail des éducateurs dans les jardins d'enfants est obtenue en améliorant constamment leurs qualifications, en complétant leurs propres connaissances avec les dernières idées et les spécificités de l'enseignement dans les établissements préscolaires. Seul un enseignant compétent et qualifié peut mettre des informations sur le développement des enfants correctement, intelligiblement et correctement. Et ceci, à son tour, est l'objectif principal de tout jardin d'enfants.
Dans l'enseignement
Non moins élevées sont les exigences pour optimiser les processus éducatifs de l'éducation scolaire et post-scolaire. Les enseignants des écoles d'enseignement général et les professeurs d'université ont besoin d'une recertification encore plus fréquente que les enseignants des établissements préscolaires. Quoisont les aspects fondamentaux de l'optimisation des activités des enseignants et des conférenciers en classe ?
- Travailler pour assurer la perception primaire correcte du matériel pédagogique - pour que les étudiants (élèves) s'intéressent au matériel présenté par l'enseignant, ce dernier doit travailler dur et réfléchir à la manière d'améliorer la présentation d'un nouveau sujet. Après tout, c'est le degré d'implication de l'étudiant dans le processus de travail qui détermine la manière dont il apprendra la matière à l'avenir.
- Assimilation des connaissances acquises - la simple capacité de transmettre le sujet de la leçon au public de la conférence ne suffit pas pour que les connaissances s'enracinent dans l'esprit des étudiants. Par conséquent, l'enseignant (professeur) est obligé de construire ses exercices pratiques avec la démonstration obligatoire d'exemples faciles, simples et compréhensibles. Cela augmente considérablement la capacité des étudiants à se souvenir des nouvelles informations reçues.
- Appliquer les compétences acquises - mener toutes sortes d'expériences dans des ateliers ou des devoirs sous la forme d'une application créative des connaissances acquises est considéré comme une technique efficace pour optimiser l'étape fixative dans la maîtrise du sujet.
L'objectif principal de l'optimisation du processus pédagogique est la qualité de la présentation du matériel par l'enseignant et l'utilisation optimale de ses capacités pour accroître l'efficacité de l'assimilation des nouvelles informations par les élèves.
Dans la logistique
Les grands centres logistiques impliqués dans le transport, le transport de marchandises et la communication avec les sous-traitants nécessitent également des mesures obligatoires pour optimiser les processus logistiques. Qu'est-ce qu'elledirigé ?
- Planification des opérations basée sur le rapport des indicateurs de temps et financiers, en se concentrant sur la devise "le temps c'est de l'argent".
- Utilisation active des dernières technologies de l'information - l'utilisation d'ordinateurs portables compacts et d'autres gadgets pour communiquer avec les transporteurs, les transitaires, les clients.
- Calcul systématique des ressources financières et de main-d'œuvre pour le transport de marchandises d'un point A à un point B, sur la base d'une évaluation de la rentabilité et de la rentabilité de ce transport.
- Minimisation des risques lors du transport de marchandises, mise en place d'un système d'amortissement en cas d'endommagement de la cargaison dû à la faute du transporteur ou du transitaire.
- Minimiser les risques d'endommagement des marchandises dus aux conditions de température ou de temps (achat de chambres froides, respect des règles de stockage des marchandises sous forme de denrées périssables).
Dans l'organisation
L'optimisation des processus technologiques est très étroitement liée à un travail bien organisé dans l'ensemble de l'entreprise. L'efficacité de son fonctionnement dépend de la façon dont la structure organisationnelle de l'entreprise est construite. Et partant du fait que la structure de l'entreprise est entièrement basée sur les employés et les tâches qu'ils accomplissent, la tâche organisationnelle la plus importante de toute entreprise est l'optimisation du personnel. Ceux-ci incluent:
- réduire le coût de l'employeur pour assurer l'activité de travail;
- augmenter les qualifications réelles des employés;
- automatisation du travail - remplacement du travail physique par la machine;
- se débarrasser des employés inefficaces - réduction des effectifs;
- amélioration du système de gestion du personnel.
Voici seulement une courte liste de ces points qui sont fondamentaux dans la réorganisation de la gestion du personnel. Mais ils reflètent les aspects clés qui contribuent à la réalisation de l'objectif principal d'optimisation des processus de l'organisation dans l'entreprise - la minimisation des coûts.
