Le contrôle et l'audit internes doivent occuper une place de choix dans toute entreprise aux ressources limitées et qui ne souhaite pas faire faillite. Dans l'immensité de la Russie, cet aspect ne perd pas sa pertinence tant sur le plan législatif qu'institutionnel et professionnel. Alors, qu'est-ce qu'une organisation d'audit interne ?
Traitement de la terminologie
Attention aux concepts de base et tout d'abord nous allons analyser ce qu'est un audit interne. Cette phrase est utilisée pour désigner les activités réglementées par des documents internes de l'organisation pour contrôler divers aspects du travail de la structure et des unités de gestion, qui est effectué par des représentants de l'organisme autorisé dans le cadre établi.
Le consommateur final d'informations peut être un conseil d'administration, une assemblée générale d'actionnaires ou de membres d'une société, un organe exécutif, etc.
Le but poursuivi est d'aider le lien de gestion à contrôler efficacement les différents éléments du système. La tâche principale -fournir des informations fiables sur diverses questions d'intérêt. Les auditeurs internes remplissent des fonctions générales:
- Évaluer l'adéquation du ou des systèmes de contrôle. Il s'agit d'effectuer des vérifications de liens, de faire des propositions motivées et raisonnables visant à éliminer les lacunes identifiées, ainsi que de préparer des recommandations pour accroître l'efficacité de la gestion.
- Évaluation des performances. Elle implique la présentation d'expertises sur divers aspects du fonctionnement des organisations, ainsi que la fourniture de propositions argumentées en vue de leur amélioration.
Diversité des espèces
Qu'est-ce qu'un système d'audit interne ? Surligner:
- Audit fonctionnel du ou des système(s) de management. Elle est réalisée afin d'évaluer la productivité et l'efficacité de n'importe quelle section de l'activité économique.
- Audit transversal. Évalue la qualité de l'exécution de diverses tâches, ainsi que l'interconnexion et l'interaction dans le pays.
- Audit organisationnel et technologique de système(s) de management. Il s'affiche dans l'exercice du contrôle sur les différents liens. Tout ce qui touche à la gestion est intéressant. Une attention particulière est portée à la rationalité technologique et/ou organisationnelle.
- Audit des activités. Il s'agit de mener une enquête objective et une analyse complète de tous les domaines de travail et des projets en cours afin d'identifier les opportunités d'amélioration. Outre,la vérification des éléments qui lient l'organisation à l'environnement externe peut être lancée. Les exemples incluent les relations professionnelles, l'image, etc. Ici, les auditeurs sont confrontés à la question de trouver les forces et les faiblesses du travail de l'organisation et d'évaluer la stabilité de sa position dans les systèmes d'ordre supérieur et les perspectives de développement et de croissance.
- Si un audit est réalisé simultanément sur les quatre points précédents, alors il est désigné comme un audit complet du système de management de l'organisation.
- Vérification du respect de la réglementation. Dans ce cas, il est établi si les lois, règlements et instructions des organes de gestion de la structure organisationnelle sont respectés.
- Vérification de la pertinence. Elle implique l'exercice d'un contrôle sur les activités des fonctionnaires en termes de rationalité, de raisonnabilité, d'opportunité, d'utilité, de validité de leurs décisions.
Aspect théorique de la construction du système
Nous avons donc examiné les points théoriques. Mais comment se constitue le service d'audit interne ? Dans un premier temps, l'administration élabore la politique et les procédures exécutables de l'entreprise. Mais le personnel ne peut pas toujours les comprendre, il les ignore souvent, et les managers n'ont parfois pas assez de temps pour vérifier et détecter les lacunes en temps opportun. C'est dans ce but que le service d'audit interne est en cours de création. Leur mission est d'aider les managers en matière de contrôle, de se prémunir contre les abus de pouvoir et les erreurs, d'identifier les zones à risques et de travaillersur l'élimination des futures pénuries ou lacunes. De plus, ils peuvent aider à identifier et à éliminer les faiblesses des systèmes de gestion. Tout cela doit être discuté avec les plus hautes autorités, pour lesquelles des informations sont collectées.
Étapes de construction d'un système
Disons que nous devons assurer un audit interne de haute qualité et complet dans l'entreprise. Pour ce faire, vous devez organiser un processus en plusieurs étapes, qui comprend les étapes suivantes:
- Analyse critique suivie d'une comparaison des objectifs économiques préalablement définis du fonctionnement de l'organisation, de la stratégie et des tactiques de la structure, de la ligne de conduite adoptée, des opportunités.
- Développer puis documenter un concept d'entreprise amélioré qui reflète tous les besoins et besoins. Il devrait également prévoir un ensemble de mesures qui permettront de le mettre en œuvre et de le développer avec succès à l'avenir. De plus, il faut faire attention aux points les plus importants. Pour eux, des dispositions distinctes peuvent être préparées qui affectent le personnel, la comptabilité, l'approvisionnement, la commercialisation, l'innovation, la production et la technologie, les politiques financières et d'investissement. Ils doivent être basés sur une analyse approfondie de chaque élément et choisir les options les plus appropriées pour l'organisation.
- Analyse de l'efficacité de la structure actuelle avec ajustement ultérieur. Une disposition est en cours d'élaboration qui affecte la structure organisationnelle, dans laquelle il est nécessaire de décrire tous les liens organisationnels, en indiquant les aspects administratifs, fonctionnels et méthodologiquessubordination, domaines d'activité, fonctions exercées, réglementation des relations. Un schéma de workflow est également créé.
- Création d'une unité d'audit interne.
- Développement de procédures standards. Prévoit la création d'instructions formelles pour le contrôle de transactions économiques et financières spécifiques. Ils sont nécessaires pour évaluer le niveau de qualité (fiabilité) de l'information, la gestion efficace des ressources et la rationalisation des relations entre spécialistes.
Pourquoi le contrôle interne et l'audit sont-ils nécessaires ?
L'opportunité d'une telle décision peut être exprimée dans les thèses suivantes:
- Permet à l'organe exécutif d'assurer un contrôle efficace sur les différentes divisions de l'organisation.
- Des contrôles et analyses ciblés effectués par des auditeurs permettent d'identifier les réserves de production et de jeter les bases d'une efficacité accrue, ainsi que les axes de développement les plus prometteurs.
- Les spécialistes sur les épaules desquels l'exercice du contrôle exerce souvent des fonctions de conseil en relation avec les services comptables, financiers et économiques, ainsi que les responsables de l'organisation principale, de ses succursales et filiales.
Dans de tels cas, en règle générale, un régime général est utilisé pour assurer une couverture et une efficacité maximales. Cela ressemble à ceci:
- L'éventail spécifique des questions à traiter par le service d'audit interne est identifié et clairement défini. Pour eux, un système d'objectifs est créé, correspondantpolitique de l'entreprise.
- Les principales fonctions nécessaires pour atteindre les objectifs sont déterminées.
- Combiner le même type d'indicateurs en groupes et créer sur leur base des unités structurelles spécialisées dans leur traitement, leur mise en œuvre et leur réalisation.
- Un schéma relationnel est en cours d'élaboration qui définit les devoirs, les droits et les responsabilités. Cela doit être élaboré pour chaque unité structurelle, en documentant le résultat dans les règlements et les descriptions de poste.
- La connexion de tous les éléments du système en un seul tout. Détermination du statut organisationnel.
- Intégration du département d'audit interne dans d'autres parties de la structure de gestion de l'entreprise.
- Élaboration de normes de travail internes.
Après cela, nous pouvons parler de la réalisation d'un audit interne.
À propos des principes et des exigences
Que faut-il faire pour obtenir un système efficace ? Pour cela, il est nécessaire de veiller au respect des points suivants:
- Le principe de responsabilité. Il stipule que lorsqu'il y a un audit interne, la personne (le groupe de personnes) effectuant l'audit doit assumer la responsabilité disciplinaire, administrative et économique de la mauvaise exécution de ses fonctions.
- Le principe de l'équilibre. Inextricablement lié au précédent. Il précise que l'auditeur ne peut se voir confier des fonctions de contrôle sans lui donner les moyens de les exercer. De plus, rien de plus ne doit être émis qui ne sera pas utilisé dans l'activité de travail.
- Le principe du signalement rapide des écarts. Il dit que toute information supplémentaire révélée pendant la période où un audit interne est en cours doit être transférée au lien de gestion dès que possible. Si cette exigence n'est pas remplie et que les déviations indésirables sont exacerbées, alors le sens même du contrôle est perdu.
- Principe de correspondance entre les systèmes gérés et gouvernants. Il stipule que le système de contrôle doit être suffisamment souple pour permettre une vérification efficace et adéquate des données.
- Le principe de complexité. Il indique qu'un contrôle et un audit internes à part entière doivent couvrir des objets de différents types.
- Le principe de la séparation des tâches. Elle prévoit la répartition des fonctions entre les spécialistes de manière à minimiser les abus de pouvoir et à ne pas permettre aux individus de dissimuler des faits problématiques.
- Le principe de l'approbation et de la permission. Il prévoit que la coordination formelle de toutes les opérations financières et économiques en cours par les fonctionnaires concernés dans le cadre de leurs attributions doit être assurée.
Exigences de base pour réussir
Nous avons déjà assez bien couvert l'audit interne. Les qualités nécessaires pour augmenter le niveau d'efficacité sont:
- Réclamation pour contrefaçon. Prévoit la nécessité de créer des conditions spécifiques qui désavantagent l'organisation ou son employé (leur groupe) et stimulent l'élimination des écarts.
- Éviter de trop concentrer les contrôles primaires sur une seule personne, ce qui pourrait entraîner des déclarations erronées et/ou des abus.
- Nécessitant l'intérêt de l'administration. Une coopération équitable et mutuelle des responsables du contrôle et de la gestion doit être assurée.
- Exigence d'adéquation (acceptabilité) de la méthodologie de contrôle interne. Prévoit que les buts et objectifs doivent être rationnels et opportuns, ainsi que la répartition des fonctions exercées.
- La demande d'amélioration et de développement continus. Au fil du temps, même les méthodes les plus avancées deviennent obsolètes. Par conséquent, le système doit être flexible et adapté aux nouvelles tâches, même avec des ajustements.
- Exigence de priorité. Le contrôle des opérations mineures ne doit pas détourner l'attention des tâches vraiment importantes.
- Exclusion des étapes de contrôle inutiles. Il est nécessaire d'organiser les activités de manière rationnelle, sans dépenser de fonds et de main-d'œuvre supplémentaires.
- Exigence de responsabilité unique. La demande d'action et d'observation doit provenir d'un seul centre (individuel ou groupe spécifique).
- L'exigence de la réglementation. L'efficacité du système de contrôle interne dépend directement de la nature et du nombre de problèmes prévus par la documentation réglementaire.
- Exigence de substitution fonctionnelle potentielle. Si une entité de contrôle interne s'est temporairement retirée du processus d'examen, cela ne devrait pas nuire aux procédures ni interrompre les activités.
Sur l'efficience et l'efficacité
Lorsque l'on compare l'audit externe et l'audit interne, deux camps importants se forment, chacun avec sa propre vision de ce qui est le plus approprié. Ils étayent leurs positions par des arguments assez lourds. Ainsi, un bon audit interne peut s'appuyer sur la connaissance des mécanismes internes de l'organisation et identifier de nombreux points potentiellement dangereux ou prometteurs, tandis que l'implication de spécialistes externes permet de minimiser la sympathie personnelle et d'assurer l'impartialité de l'audit. En général, chaque organisation, selon les circonstances, prend une décision indépendante sur les services à utiliser, mais il appartient aux gestionnaires d'améliorer le résultat de leur travail.
Comment améliorer les performances du contrôle interne ?
Nous voulons tous plus avec moins de ressources. Est-il possible d'envisager le processus d'audit interne et d'augmenter son efficacité ? Assez. Que faut-il faire pour cela ? L'option la plus simple consiste à élaborer des normes éthiques et des normes professionnelles. S'ils sont adéquats, alors l'un de leurs respects permettra d'atteindre une qualité de travail élevée.
En outre, la haute direction devrait auditer périodiquement le système de contrôle interne. Que doivent faire les inspecteurs ? Quel est leur portrait idéal ? L'Institute of Internal Auditors opère aux États-Unis depuis 1941. En Fédération de Russie, cette structure commence tout juste à émerger, nous utilisons donc l'expérience de collègues étrangers. Institut des auditeurs internesa publié un certain nombre de documents de recommandation, dans lesquels le pari principal est sur:
- Indépendance. L'exercice impartial de leurs fonctions et l'expression de jugements objectifs sont implicites. En même temps, vous n'avez pas besoin de vous fier au jugement de vos collègues.
- Objectivité. Ce point découle directement du précédent. L'objectivité exige que le travail soit fait avec compétence et intégrité. Lors de la rédaction d'un rapport, le spécialiste doit clairement séparer les faits des spéculations.
- Loyauté. Cela implique que les auditeurs internes ne doivent pas sciemment s'engager dans des activités inappropriées ou illégales qui pourraient entraîner le discrédit des résultats.
- Responsabilité. Il est supposé que le spécialiste doit effectuer le travail uniquement dans le cadre de ses capacités et de ses compétences professionnelles. Il doit également être tenu responsable de ses actes.
- Confidentialité. Des précautions doivent être prises dans l'utilisation des informations consultées dans l'exercice de leurs fonctions.
Dernier exemple
C'est la fin de l'article. Nous avons déjà examiné ce que sont les vérifications internes. Un exemple consolidera les connaissances acquises. Disons que nous avons une structure commerciale. Du coup, une baisse des revenus commence à être enregistrée, bien que la charge de travail et le chiffre d'affaires n'aient pas changé. Pour en connaître la raison, un audit financier interne commence. Au départ, il y a une connaissance de la documentation qui décrit le mouvement des fonds,opérations et autres. L'exactitude de la conception et l'absence de signes de contrefaçon sont à l'étude. Si dans ce cas rien de suspect n'a pu être trouvé, alors l'audit financier interne passe à l'étape de rapprochement de la situation réelle et de la situation affichée dans la documentation. A titre d'exemple, il vérifie en magasin si les matières, les flans, les équipements indiqués existent réellement. Une attention est également portée aux consommables. Donc, si une voiture parcourt 100 kilomètres par jour et parvient en même temps à dépenser 50 litres d'essence, cela devrait être suspect. Il est nécessaire d'étudier attentivement tous les aspects possibles de la survenue de pénuries, de gaspillage et de vol. À la fin d'un audit interne, la documentation doit être rapidement soumise à la haute direction pour éviter l'aggravation des problèmes identifiés et pour faciliter l'adoption de mesures correctives rapides et adéquates.
