Qu'est-ce qu'une "réunion" ? Le mot lui-même vient du "conseil" proto-slave, "veche". Dans ces temps anciens, les élus, généralement les représentants les plus sages et les plus expérimentés de la société, organisaient la réunion. Son but était de discuter d'un certain sujet ou problème et de prendre des décisions censées soit résoudre le problème qui s'était posé, soit réguler l'ordre public.
Le dictionnaire explicatif de V. D. Dmitriev révèle la signification du mot nommé comme suit:
réunion
réunion n., s., utilisé comp. souvent
Morphologie: (non) quoi ? réunions, pourquoi ? réunion, (voir) quoi ? réunion, quoi ? réunion sur quoi ? sur la réunion; quelle? réunions, (non) quoi ? réunions, pourquoi ? réunions, (voir) quoi? réunions, quoi? réunions sur quoi ? sur les réunions
1. Une réunion est une réunion de plusieurs personnes pour discuter ensemble de questions pratiques et commerciales.
Rencontre courte et importante. Matin,réunion urgente. Une réunion des chefs de départements était prévue à 10h00. Une réunion de représentants des milieux d'affaires s'est tenue à Moscou.
2. La réunion de haut niveau dans la presse est qualifiée de réunion officielle et professionnelle des chefs d'État.
3. Dans la pratique judiciaire, une réunion est appelée une conversation fermée de jurés ou de juges, où la forme de la peine pour l'accusé est établie.
À la fin du débat, le tribunal se retira pour délibérer.
Une réunion - une perte de temps ou un outil efficace pour travailler avec le personnel ? Qui décide qui, quand et dans quel but participera à la réunion ? Essayons de répondre à ces questions et à d'autres.
Objectif de l'événement
Les réunions ont plusieurs objectifs:
- Pendant cela, il y a un échange et un transfert d'informations. Les conférenciers racontent leur propre histoire, informant et éduquant le reste des participants.
- Pendant le rapport et le débat, toutes les situations ou processus sont évalués par les personnes présentes à la réunion. Les critères d'évaluation sont en cours d'ajustement.
- Pour un leader, une réunion peut remplacer toutes les procédures d'évaluation, puisque le comportement d'un subordonné et ses réactions peuvent être utilisés pour juger de sa compétence et de son implication.
- Ajustement compétent des actions et adoption de décisions et de mesures efficaces.
Le patron décide
Qui participera à la réunion, la fréquence et la durée des réunions, ainsi que leur objet, le responsable décide.
Cela dépend de la question ou du problème à l'origine du besointenir des réunions. Par exemple, le directeur a besoin d'une décision collégiale - l'adoption du budget. Il envoie un e-mail à tous les employés qui doivent participer à la réunion avec le contenu approximatif:
- représentants (liste de diffusion) assisteront à la réunion ainsi que le personnel clé d'une autre organisation partenaire;
- topic - allocation budgétaire pour la période;
- place - grande salle de réunion;
- date et heure - 2018-11-10, samedi, début 13h00, fin 13h50;
- liste des points à l'ordre du jour, responsable du discours, limite de temps pour chaque question en pièce jointe.
Types et types de réunions
Les réunions sont un puissant outil de gestion. Parmi eux se distinguent:
- formel et informel;
- opérationnel, définitif, problématique;
- industriel, judiciaire, etc;
- par niveau: atelier, direction, chefs d'État, etc.;
- réunions fermées et ouvertes;
- éducatif, informatif, explicatif;
- selon le mode de communication: participation directe à la réunion, sélectionneur, visioconférence, etc.
L'efficacité de la réunion dépend de l'organisation des réunions. Il doit tenir compte de la structure de l'entreprise, des spécificités de l'interaction des employés, des méthodes de communication, de l'emploi de chacun des participants, de la nécessité de résoudre les problèmes et de leur pertinence.
Opérationnel, définitif et problématique
Un travail d'équipe réussi signifie une constanteinteraction de tous les liens avec la réception de commentaires. Pour ce faire, en règle générale, des réunions opérationnelles ont lieu en début de journée de travail. "Violeurs", "cinq minutes", "réunions de planeurs", "letuchki" - c'est ainsi qu'ils s'appellent entre eux.
L'atelier sera suivi par des employés nommés par le superviseur immédiat. La liste des questions abordées est standard: les résultats de la journée passée, la fixation d'objectifs pour aujourd'hui, etc. Ces réunions sont de courte durée. Ils ont lieu régulièrement et tous les participants sont informés à l'avance.
Des réunions de synthèse sont convoquées pour discuter d'une grande quantité de travail. Cela pourrait être:
- période: saison, trimestre, règne, etc.;
- achèvement du plan, du projet, de la tâche.
Des préparatifs méticuleux sont en cours pour de telles réunions. Participer à la réunion sur la question finale est invité à l'avance. Les participants sont désignés par le chef. Il précise également la liste du matériel nécessaire pour une mise en œuvre réussie. Le temps est réglementé à la fois pour chaque représentation et en général. La réunion est enregistrée. Tous les participants doivent être familiarisés avec le contenu du protocole.
Des réunions de problèmes sont organisées selon les besoins, En règle générale, ce sont des circonstances de force majeure, des situations imprévues. La personne chargée de résoudre le problème vous invite à participer à la réunion sur le problème qui s'est posé. Les participants sont désignés par le chef. Le timing n'a pas été fixé. À la suite de la réunion, une solution au problème est apportée, une analyse des causes d'occurrence est effectuée,une liste de mesures préventives est en cours d'élaboration. La journalisation est requise.
Invitation
"Veuillez participer à la réunion sur la question de …" - c'est ainsi que le texte de la lettre d'invitation est généralement lu. Ensuite, vous devez spécifier le sujet principal, la date, le lieu, l'heure de début et de fin de la réunion. Énumérez ensuite les questions qui seront soulevées lors de la réunion. Et marquez les personnes responsables pour chaque article. Il ne sera pas superflu d'indiquer le temps limite de parole sur chacune des questions. Les questions sont classées par ordre d'importance de la solution.
Erreurs de réunion possibles
Chacun qui prend part à la réunion est responsable de son bon déroulement et de son efficacité. Nous listons les erreurs typiques de participation, d'organisation et de conduite:
- absence, insuffisance, imprécision dans la formulation de l'objet de la réunion;
- préparation insuffisante;
- absence ou non-respect des règlements;
- officialisation, pas besoin de rendez-vous;
- Notification intempestive, temps de préparation insuffisant.
Diminuer l'efficacité des réunions et les retards courants.
Méthodes de mise en œuvre
Chaque congrégation a:
- Le sujet est son but, les questions et les problèmes discutés.
- La cible est ceux qui assisteront à la réunion, les gens.
Le choix de la méthode de direction dépend de ce que sont le sujet et l'objet. Nous listons les principaux:
- rapport;
- échangeinformations ou opinions;
- brainstorming;
- discussion.
